Dlaczego nasze organizacje piszą słabe oferty i nie otrzymują dotacji?

Przedstawiciele POPPS biorą udział w pracach komisji konkursowych oceniających oferty organizacji pozarządowych działających na terenie powiatu sochaczewskiego, składane w konkursach ogłaszanych przez Zarząd Powiatu Sochaczewskiego i Wójtów Gmin. Na tej podstawie z przykrością stwierdzamy, że jakość ofert stowarzyszeń, fundacji czy klubów sportowych jest bardzo niska. Dlaczego nasze organizacje piszą słabe oferty? Dlaczego pisząc słabe oferty nie pozyskują dotacji i nie mogą się rozwijać?

W ofertach jest wiele błędów formalnych, przez które są one odrzucane. Oferty spełniające wymogi formalne są niskiej jakości, napisane bez pomysłu, zbyt lakonicznie i pobieżnie opisujące proponowane działania. Wyraźnie widać brak wiedzy w zakresie logicznego połączenia celu realizacji zadania, jego przebiegu i oczekiwanych efektów. Harmonogramy i kosztorysy tworzone są niedokładnie, zawierają błędy rachunkowe, niedokładnie opisują koszty i uzasadnienie ich poniesienia. Wszystkie te błędy powodują, że oferty są oceniane negatywnie. Organizacje nie mają też szans w konkurencji o pozyskiwanie środków ze źródeł spoza naszego powiatu – z ministerstw, od wojewody czy marszałkawojewództwa czy kraju.

Dlaczego tak jest? Być może po części dlatego, że organizacje nie starają się doskonalić umiejętności osób odpowiedzialnych w nich za pisanie ofert i wniosków. W latach ubiegłych Fundacja Autonomia, organizacja członkowska POPPS, oferowała bezpłatne szkolenia dla wszystkich chętnych z zakresu logiki projektowej i pisania ofert. Zainteresowanie szkoleniami nie było zbyt duże. Samo Porozumienie Organizacji Pozarządowych Powiatu Sochaczewskiego oferuje swoim członkom bezpłatne doradztwo i szkolenia w zakresie tworzenia ofert. Daje to efekty, ponieważ organizacje członkowskie startują w wielu konkursach i pozyskują dotacje ze środków Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (Fundusz Inicjatyw Obywatelskich, Rządowy Program na Rzecz Aktywności Społecznej Osób Starszych), Ministerstwa Kultury, PFRON, samorządu województwa mazowieckiego i z innych źródeł. Z pewnością POPPS nie odmówiłby także pomocy organizacjom, które jeszcze nie są członkami Porozumienia.

Wiele młodych organizacji działających w gminach dopiero niedawno rozpoczęło pozyskiwanie środków w gminnych konkursach. Z drugiej strony niektóre gminy mają bardzo krótkie doświadczenie w ogłaszaniu konkursów. W konkursach ogłaszanych przez Burmistrza Sochaczewa dotację otrzymują prawie wszystkie organizacje w nich startujące. W momencie, kiedy złożenie nawet słabej oferty gwarantuje otrzymanie dotacji, nie ma motywacji do doskonalenia swojej wiedzy i umiejętności.

Być może małe doświadczenia samorządów, trudne i zbyt obszerne obowiązki formalne (urzędy wprowadzają więcej formalności, niż przewidują przepisy ustawowe) wyznaczone do spełnienia organizacjom również są przyczyną zniechęcenie i barku motywacji do większego zaangażowania w tworzeniu ofert. Czasem zbyt dużo procedur związanych z podpisaniem umowy, a potem z rozliczeniem dotacji w ogóle zniechęcają do udziału w konkursach ofert (weksle jako wyraz braku zaufania ze strony urzędników). Niektóre urzędy nie przewidują nawet możliwości złożenia wyjaśnienia do ofert w przypadku wątpliwości urzędników. Urzędy nie organizują spotkań z organizacjami przed ogłoszeniem konkursów, aby odpowiedzieć na pytania oferentów i pomóc we właściwym wypełnianiu ofert. Niektóre urzędy popełniają błędy w procedurach konkursowych choćby poprzez brak udziału w komisjach konkursowych przedstawicieli organizacji pozarządowych, co jest rażącym złamaniem przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. A takie błędy proceduralne mogą być podstawą do unieważnienia konkursów ofert.

Brak pozyskiwania środków finansowych nie oznacza, że organizacja nie może sprawnie działać opierając się wyłącznie na pracy wolontariackiej swoich członków. Wiele działań można zrealizować dzięki wsparciu finansowemu i rzeczowemu osób fizycznych czy lokalnych firm. Wiele akcji charytatywnych realizowanych jest w ten sposób. Niestety organizacje, które chcą realizować zadania samorządów czy ogólnie zadania publiczne, muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie potrzebne do przelania pomysłu na papier i stworzenia dobrej oferty. Dotyczy to też właściwego wydatkowania środków z dotacji i ich rozliczenia z samorządem.

Porozumienie Organizacji Pozarządowych Powiatu Sochaczewskiego zachęca do kontaktu przedstawicieli tych organizacji pozarządowych, którzy chcą swoje kompetencje w tym zakresie zwiększyć.